Glad pakub lasteaedadele terviklikku, veebipõhist e-päeviku teenust, mis toetab kogu lasteaia igapäevast õppe-, kasvatus- ja haldustööd: laste registrist ja rühmadest kuni arengu jälgimise, toitlustuse, suhtluse vanematega, arvelduse ja aruandluseni. Lahendus on ehitatud ühele kaasaegsele platvormile (Remix + Prisma + Hono), on mobiilivalmidusega ning mitmekeelne (eesti, inglise, soome, vene, rootsi, hispaania).
Kasutajad ja rollid
Süsteem on rollipõhine. Iga kasutaja näeb ja saab teha üksnes seda, mis tuleneb tema rollist ja seosest konkreetse lasteaia, rühma või lapsega. Toetatud rollid:
Lapsevanem / seaduslik esindaja – seotud konkreetse lapsega; näeb lapse infot, märgib puudumisi, vastab nõusolekutele ja küsimustikele, suhtleb lasteaiaga, saab teateid.
Õpetaja – seotud rühma/päevikuga; teeb päeviku- ja arengusissekandeid, märgib kohalolekut, koostab õppetegevuse plaane.
Abiõpetaja – toetab rühma igapäevatööd vastavalt õigustele.
Tugispetsialist / tugiisik – vajaduse korral seotud konkreetse lapse või lastega.
Lasteaia juhtkond – kogu asutuse ülevaade, plaanide kinnitamine, aruandlus.
Administraator – kasutajate, rollide, rühmade, laste ja asutuse seadete haldus.
Toitlustaja – kohalolek, sööjad, toitumisalased erisused, menüüd.
Kohaliku omavalitsuse / tellija volitatud kasutaja – koondvaated, aruanded ja teavitused.
Lasteaia volitatud kasutaja haldab oma asutuse kasutajaid, rolle, õiguseid ja seoseid. Lapsevanema juurdepääsu taotletakse, kinnitatakse või lükatakse tagasi ning seotud lapsega seotud juurdepääs lõpetatakse lapse lasteaiast lahkumisel. Rollimuudatused ja ligipääsu muudatused logitakse muutmatusse auditilogisse.
Laste andmed ja seosed
Laste register: nimi, isikukood, sünniaeg, lasteaeda asumise kuupäev, rühm, vanemad/seaduslikud esindajad, kontaktandmed. Lisamine käsitsi või sünkroonimine THIS-ist.
Lapse sidumine rühmaga, rühmavahetused ja lasteaiast lahkumise/lõpetamise märkimine. Andmed ja ajalugu liiguvad lapsega rühmast rühma.
Välditakse sama isikukoodiga mitut samaaegset aktiivset põhiseost, välja arvatud töökorralduslikult põhjendatud juhud.
Lapsega saab siduda tugispetsialisti, tugiisiku või muu volitatud kasutaja.
Ootenimekiri: lapsevanema avaldused, prioriteedid (linnaosa, õde-vend), kohtade pakkumine, arvele võtmine (koos rühma täitumuse kontrolliga), lahkunud/lõpetanud seisundid, CSV-import/eksport.
Arengu jälgimine ja dokumenteerimine
Lasteaia Areng moodul koondab lapse arenguandmed kogu lasteaias käimise perioodi jooksul:
Ülevaade – arengudokumentide arv ja jaotus õppeaastate lõikes, jooksev õppeaasta eraldi märgitud.
Arengumärkmed – tähelepanekud, tagasiside, arenguvestlused, hinnangud koos kuupäeva ja nähtavusega (lasteaed / lapsevanem).
Aastakokkuvõtted – õppeaastapõhised kokkuvõtted (mustand/kinnitatud), varasemate aastate kaupa arhiivis.
Arengutabel – struktureeritud hinnangud arenguvaldkondade lõikes (motoorsed oskused, kognitiivne areng, kõne ja keel, sotsiaalsed oskused, eneseteenindus, tähelepanu, loovus) skaalal koos märkustega.
Koolivalmiduskaart – koostamine, täiendamine, kinnitamine (draft → finalized) ja edastamine eHISesse X-tee kaudu. Koostamisel kasutatakse arengu jälgimise käigus kogutud andmeid.
Tundlikud tervise-, arengu- ja toevajaduse andmed on märgistatud kui piiratud juurdepääsuga andmed (GDPR/IKS) ja neile pääsevad ligi üksnes volitatud kasutajad.
Õppe- ja kasvatustegevuse kavandamine (Õppetegevus)
Õppe- ja kasvatustegevuse plaanide koostamine, muutmine, kopeerimine ja arhiveerimine; sidumine rühma, õppeaasta ja perioodiga.
Plaani kirjeldatakse teema, eesmärgi, tegevuste, õpitulemuste ning ajavahemikuga; vajaduse korral seotakse lapse arengukaardiga.
Plaani staatuste töövoog: mustand → esitatud → kinnitatud → arhiveeritud. Juhtkond kooskõlastab ja kinnitab; kinnitatud plaani sisu on kasutatav päevikus ja kokkuvõtetes.
Õppeaastate ja õppeperioodide algus- ja lõppaegade haldus.
Päevikud
Rühmapõhised päevikud õppeaasta lõikes: päevakirjeldused, tegevuste dokumenteerimine, tähelepanekud, lastega seotud märkmed, manused, sisu rikastatud plokkiredaktoriga.
Sissekannete tüübid, teema, tähtaeg ja vanematele nähtavus. Juhtkond näeb kogu asutust; õpetajad ja tugispetsialistid oma seotud rühmi; lapsevanem näeb ainult lapse rühma avaldatud kirjeid.
Muudatused logitakse asutuse auditilogisse. Päevikut saab välja printida või salvestada üldkasutatavas vormingus; andmed on kättesaadavad ka pärast õppeaasta lõppu (arhiiv).
Päevik on seotav õppetegevuse plaaniga – kavandatud tegevusi kasutatakse sissekannete ja kokkuvõtete alusena.
Kohalolek ja puudumised
Kohaloleku ja puudumiste märkimine rühma, lapse ja päeva lõikes; ühe-, mitme- või korduva perioodi puudumised.
Lapsevanem saab sisestada puudumise koos põhjuse/täpsustusega, lasteaia töökorraldusest sõltuvalt.
Õpetaja saab märkida kohalolekut üksiku lapse või kogu rühma kohta ühes vaates ("kõik kohal/puuduvad" koos parandusvõimalusega).
Rühma päeva kohalolijate/puudujate ülevaade ja lapse puudumiste kokkuvõte perioodi lõikes.
Kohaloleku andmed on aluseks sööjate arvestusele ja aruannetele.
Toitlustus ja toidukorrad
Nädalamenüüde koostamine ja avaldamine (avaldamata menüü on nähtav ainult personalile; avaldatud seda näevad ka lapsevanemad). Toidukordade tüübid (hommikusöök, lõunasöök, vahepalad) sisekoodi ja mitmekeelsete nimetustega.
Laste ja personali toidukordadel osalemise märkimine; kohaloleku põhjal tuletatud sööjate arvud.
Toitumisalased erisused, allergiad ja erimenüüd kuvatakse lapse juures hoiatusvärviga.
Koondvaated perioodide kaupa (sööjate arv toidukordade lõikes) ja CSV-väljavõte.
Teated ja suhtlus
Teadete saatmine üksikkasutajale, valitud kasutajatele, rühmale, personalile, lapsevanematele, juhtkonnale või teistele sihtrühmadele (sihtrühmad moodustuvad rollide ja seoste alusel).
Teatele saab lisada pealkirja, sisu, faile, pilte ja linke; saab eristada teateid, millele adressaat saab vastata, ja info-teateid.
Loend talle saadetud, tema saadetud ja lugemata teadetest koos otsingu ja filtreerimisega; teate saatja, aeg ja adressaadid nähtavad.
Personal saab määrata eemaloleku perioodi koos automaatvastuse tekstiga (kasutatakse eemaloleku ajal saabuvatele sõnumitele vastamiseks).
Vanemakoosolekute planeerimine (üldkoosolekud, arenguvestlused, koolivalmiduse vestlused), kus saab valida õpetaja, lapsevanema, lapse, rühma, aja, kestuse, tüübi ja asukoha ning lisada vestluse märkmeid.
Sündmused
Sündmuste haldus: nimetus, toimumise aeg, koht, kirjeldus, sihtrühm, kategooria/liik, manused ning suunamine kogu lasteaiale, valitud rühmadele, personalile või lapsevanematele.
Sündmuste kalendrivaade koos filtreerimise ja teavituste edastamisega sihtrühmale.
Fotod ja meediamaterjalid
Rühma või lasteaia tegevuste fotode ja meediamaterjalide jagamine lapsevanematele, personalile või määratud rühmale.
Materjalide lisamine üksikuna või kogumina, sidumine rühma, sündmuse või ajavahemikuga, nimetuse ja kirjeldusega.
Lasteaed määrab, kellele iga materjal on nähtav; materjale saab eemaldada või nähtavust muuta.
Küsimustikud ja tagasiside
Küsimustike koostamine lapsevanematele, personalile või muule sihtrühmale: pealkiri, kirjeldus, vastamise tähtaeg, adressaadid; olekud mustand → avaldatud → suletud → arhiveeritud.
Küsimuste tüübid: tekstivastus, üks valik, mitu valikut, vabatahtlik kommentaar; küsimuste lisamine, muutmine, eemaldamine ja järjestamine enne avaldamist.
Vastuste koondvaade ja väljavõte üldkasutatavas vormingus (CSV).
Nõusolekud
Nõusolekuvormid lapsevanematele/seaduslikele esindajatele: ühes vormis mitu eraldi vastatavat punkti, millele lapsevanem saab anda nõusoleku või keelduda.
Nõusoleku andmine, muutmine ja tagasivõtmine ajalooliselt säilitatuna (koos vastaja ja ajaga); olekud pending, given, declined, revoked, archived ning tuletatud scheduled/expired.
Lasteaed näeb nõusolekute seisu lapse, rühma ja nõusoleku liigi lõikes, saab selge märguande muudatustest ning teha andmetest väljavõtteid (CSV/JSON).
Intsidendid
Lasteaia intsidendiregister lapsepõhiste kirjetega, mis valideerib seotud lapse, lubatud intsidendi tüübid ja olekud ning loob muutmatu auditlogi loomise, muutmise ja kustutamise kohta.
Personali ja tööaja arvestus
Personalinimekiri: töötajate lisamine, muutmine, rühma/rolli/ametikohaga sidumine ja seose lõpetamine.
Töötajate kvalifikatsioonid, töögraafikud, puudumised (haigusleht, puhkus, isiklik, lapsehoolduspuhkus, muu) ja tööajatabelid, kus saab märkida tööaja, puudumise, asenduse ja lisatöö.
Tööaja andmete koondamine töötaja, rühma, personaligrupi, kuupäeva, kuu või perioodi lõikes ning väljavõtted.
Käigub koolile ja lasteaiale ühtne lahendus; kirjete eemaldamisel kasutatakse arhiveerimist.
Arveldus
Kuutasu arvete automaatne genereerimine kalendrikuu kohta igale aktiivsele lapsele (kohalkäimise päevad, baastasu, toidukorra mahaarvamised, õdede-vendade soodustus).
Arvete muutmine (mustandina), väljastamine ja tasutuks märkimine, staatused Mustand/Väljastatud/Tasutud.
A4-arve PDF-eksport ühtse kujundusega (päis, osapooled, read, kokkuvõte, tingimused, jalus). Ühtne lahendus koolidega.
Aruandlus ja statistika
Rühmapõhised koondvaated: kohalolek, puudumised, sööjad, toidukorrad, arenguhinnangud, portfooliokirjed ja päevikukirjed.
Lapse detailne PDF-aruanne; klass-/rühma- ja õpilas-/lapsetaseme aruanded masinloetavas JSON-vormingus.
Andmete koondamine lasteaia, rühma, lapse, töötaja, kuupäeva, kuu, õppeaasta või perioodi lõikes koos filtreerimise, sorteerimise ja CSV/JSON-ekspordiga.
KOV-i või tellija volitatud kasutaja saab lasteaedade, rühmade, laste, kohaloleku, puudumiste ja sööjate koondandmeid.
GDPRR ja audit
Auditilogi: kõik olulised toimingud (vaatamine, sisestamine, muutmine, kustutamine, eksport, õiguste andmine/muutmine/lõpetamine) logitakse koos kasutaja, aja, toimingu liigi ja objektiga. Filtrid toimingu, objekti tüübi, kasutaja ja ajavahemiku järgi ning CSV-eksport. Logid on kaitstud volitamata muutmise ja kustutamise eest.
GDPR taotlused: andmepäringu- ja kustutamistaotluste menetlemine (ootel → menetluses → lõpetatud) ning lapse põhiandmete, vanemate, kohaloleku, toidukordade, tervise-, une-, meeleolu- ja kasvuandmete masinloetav eksport JSON/CSV.
Tervise-, une-, meeleolu- ja kasvuandmed
Tervis: temperatuur, ravimid, sümptomid, märkused – rollipõhise juurdepääsu, piiratud juurdepääsu märgise, range valideerimise, auditilogimise ja JSON-ekspordiga.
Uni: algus, lõpp, kestus, kvaliteet – piiratud juurdepääsuga andmed, serveripoolne valideerimine, audit, JSON-eksport.
Meeleolu ja Kasv: lapsepõhised kirjed (meelolu/märkused; pikkus/kaal/märkused) koos kõigi eelnimetatud kaitse- ja logimisnõuetega.
Arhiiv ja varasemate perioodide andmed
Lõpetatud õppeaastate, päevikute, plaanide, aruannete ja muude andmete arhiveerimine; arhiveeritut saab vaadata ja otsida õppeaasta, rühma, lapse või dokumendi liigi järgi.
Lõpetatud perioodi andmete muutmine on piiratud, säilitades terviklikkuse.
Tegevuse lõpetanud lasteaia andmetele saab määrata vastutava asutuse või tellija volitatud kasutaja.
Liidestused ja andmevahetus
THIS (Tallinna Hariduse Infosüsteem): laste, rühmade ja asutuse andmete sünkroonimine SOAP-veebiteenuse kaudu (käsitsi nupuga ja automaatselt perioodiliselt), liiduse olek ja vead nähtavad Integratsioonid moodulis.
EHIS / X-tee: koolivalmiduskaartide edastamine EHISesse.
API-põhine, REST-eelistusega ja laiendatav liidestuslahendus koos turvatud, logitud ja auditeeritava andmevahetusega.
Andmete import/eksport üldkasutatavas ja masinloetavas vormingus (JSON, XML, CSV). Lepingu lõppedes kogu asutuse andmestik terviklikult, struktureeritult ja masinloetavalt välja antav.
Kasutajaliides ja tehnilised nõuded
Veebipõhine, töötab enamlevinud tänapäevaste brauseritega ilma lisatarkvarata; kohandub arvutile, tahvelarvutile ja nutitelefonile.
Kasutajaliides on vähemalt eesti keeles ja migreeritav mitmekeelseks; juhised, teavitused ja veateated on arusaadavad.
Sisselogimine turvalise autentimisega (sh ID-kaart / Mobiil-ID / Smart-ID ühilduv põhimõte), seansipõhine õiguste kontroll, krüpteeritud ühendus.
Rollide ja kasutajate halduse võimalus iga lasteaia volitatud kasutaja jaoks.
Kõikide lasteaia moodulite demoandmed loomiseks (seed-failid), mittetulnud kellega idempotentne.
Kokkuvõte: mida lahendus lasteaedadele võimaldab
Lahendus loob lasteaiale ühe keskkonna kogu õppe- ja kasvatustöö ning halduse tarbeks:
Lapsevanemale – lapse arengu jälgimine, päeviku- ja arenguinfo, puudumiste märkimine, nõusolekud, küsimustikud, teated, sündmused, fotod ja arveldus ühes kohas nutiseadmest.
Õpetajale ja abiõpetajale – rühmapõhine päevik, kohalolek, arengu dokumenteerimine, õppetegevuse plaanid, toidukorrad, teated ja vanemakoosolekud.
Juhtkonnale ja administraatorile – asutuse ülene ülevaade, personali- ja õiguste haldus, plaanide kinnitamine, arveldus, aruandlus, auditijälg ja GDPR-menetlus.
Toitlustajale – menüüd, sööjate arvestus kohaloleku põhjal, erisused ja allergiad, koondvaated.
Tellijale ja KOV-ile – lasteaedade, rühmade, laste, kohaloleku ja sööjate koondandmed ning liidestused THIS-i ja EHISega.
Lasteaia e-päeviku lahendus